営業・企画会議が長い…けれどコントロールできない
今日は毎週恒例の、社内会議の日でした。
10時に始まり、終わったのは12時半。2時間半に及ぶ長い会議となりました。
会議は、どうしてこうも長引くのでしょうか。
議題が多い、意見が分かれる、関係部署が多い。理由はいくつもあります。
でも。
わたしが考える一番大きな理由・・そうそれは、自分が主催者ではなかったからです。
会議が長い問題は多くの人が感じていますが、実際には「主催者以外の参加者」は会議時間をコントロールしづらいのが現実です。自由にできるのは参加者のうち、一番偉い人。たとえば社長とかだけでしょうかね。
だからこそ今回は、「主催じゃなくてもできる長い会議の乗り切り方」をテーマにまとめます。
会議が長くなる原因を整理してみる
営業会議・企画会議が長引く理由はおおよそ共通しています。
① 議題が多い
- 新商品
- 取引先対応
- 販売促進
- 売上進捗
- 在庫調整
- 競合分析
議題そのものが多岐にわたるため、1つ1つ処理していくと自然と時間がかかります。
② 結論が出にくいテーマが多い
営業・企画の会議は未来を決める議論が中心です。
売上、キャンペーン、顧客対応などは正解がひとつに定まらないため、調整や議論が長く続きます。
③ 参加者が多い
営業、企画、マーケティング、経営層、場合によっては他部署まで呼ばれることもあります。人数が多ければ多いほど意見が交錯し、時間も延びていきます。
主催じゃなくてもできる「長い会議」の乗り切り方
① 事前準備で「自分の役割」を整理する
自分に関連する議題が事前にわかっていれば、「何を聞かれそうか」「何を伝えるべきか」を整理しておくことで発言もスムーズになります。
- 報告資料は早めに作成しておく
- 想定質問に答えられる準備をする
- 不要な補足説明は最小限に絞る
こうすることで、自分が関わる時間は最短化できます。
それに、しっかり準備ができていると、緊張も少し、和らぎますね。
② メモを取りながら「要点だけ拾う」
長い会議では全てを細かく記録しようとすると疲れます。
書記などを担当する際には、話の流れと要点に絞ってメモをするようにしましょう。
慣れてくると、会議の流れや各担当者の発言ポイントがある程度予測できるようになります。すると、事前に議題に沿った簡易的な議事録のひな型を作成しておくことも可能になります。
たとえば、報告事項や決定事項の枠だけ先に用意しておき、会議が始まったら、そのテンプレートに沿って修正や追記を加えていくだけ。白紙からメモを取るよりもはるかにスムーズに整理が進みます。
こうして事前に下準備をしておくことで、長くなりがちな会議でも焦らず対応でき、終了後の議事録整理やタスク抽出も短時間で終わるようになります。ちょっとした工夫ですが、おすすめです。
③ 終了後の「即時整理」を習慣化する
長い会議の情報は、放置するとすぐに忘れてしまいます。
できれば会議後30分以内に、
- やるべきタスク整理
- 上司・チームへの報告
- 次回会議への準備メモ
まで整理しておくと、後々の負担が大幅に減ります。会議後は疲れてるし、仕事も溜まってるんですけど、後回しにすると「あれ、この議題は結局誰が担当するんだっけ？」「この報告期限っていつだったかな・・」なんてことになって、あとから青ざめることになります笑
④ 精神的には「コントロールできないことは気にしない」
最後に一番大事なのは「割り切り」の感覚です。
正直、会議が長引くことに不満がゼロなわけではありません。
「この話、今決めなくてもいいのでは…」
「もう少し整理してから議論した方が…」
そんな思いが頭をよぎる瞬間はあります。何度もあります笑
でも、私は会議の主催者ではありません。
進行を仕切る立場でもなく、会議全体の流れをコントロールする権限もありません。
「次の議題にいきましょう」と、自分から流れを止めるのはなかなか難しいんですよ。
下手に割り込めば、「空気が読めない人」と思われかねませんし、場合によっては議論が余計にこじれてしまうリスクもあります。
そんなときは、無理に場を動かそうとせず、淡々と参加するのが一番です。
今は誰がどんな話をしているのかを整理しながら聞き、自分が対応すべきところだけを押さえておきます。
すべての議論に深入りする必要はありません。むしろ、自分に直接関係のないやりとりは「流れとして押さえておく」くらいの距離感で十分です。
こういう割り切る姿勢を持つことで、余計な消耗を防げます。
無理に場を動かそうとせず、必要な情報だけを拾う。これが長い会議での上手な立ち回り方のひとつだと思います。
結局のところ、「会議時間＝自分の仕事時間の一部」として冷静に組み込む発想を持つと、気持ちの乱高下は減っていきます。
割り切りとは、あきらめではなく、消耗しないための技術に近いのかもしれません。
まとめ
会議が長いのは、ある意味会社員の宿命ともいえます。
ですが、主催でなくてもできる工夫は必ずあります。
- 事前準備
- 要点抽出
- 即時整理
- 精神的切り替え
これらを意識するだけで、2時間半の会議も「疲れたけど消耗しなかった」という実感に変わります。
「長い会議はコントロールできない。でも自分の会議力は磨ける。」
日々の会議参加で少しずつ実践していきたいスキルです。
ちなみにわたしは過去、6時間や7時間という会議に参加したこともあります。
まぁ、ここまでくるともう、開き直って楽しくなってきますね笑
後半はみんな、頭が回らなくなってきて、案外本音が飛び交ったりします。
それもあってか、何も決まりませんでしたが、会社に妙な一体感が生まれました笑
でもやっぱり会議は1時間くらいでバシッと内容が決まるのが理想だと、わたしは思います。
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