総務の仕事って何？
一言でいうと、「会社のなんでも屋」です。
小さな会社であればあるほど、「担当者のいない仕事」が出てきます。
そして、その「誰の仕事でもないこと」を引き受ける部署が、いわゆる「総務部」になりがちなんです。
ちなみに、わたしは本職がIT分野ですが、経理と総務も兼任しています。
社内外の相談窓口です。
「なんでも屋」的な立場だからこそ、色々な仕事が集まってきます。
朝の始業前から「領収証の精算って今、出来ます？」とかもありがちですね。
「派遣社員をこの期間で呼べませんか？」
「これ郵便で出したいんだけど、切手いくらだっけ？」
「この書類ってハンコ必要？」
「なんかネット繋がらないんだけど・・どうしたらいい？」
「コピー機が詰まったみたいなんだけどー」
これらは最近わたしのところに届いた連絡です。並べてみると・・・まぁ、総務の仕事って何？っていう質問もわからなくはないですね。
こんな感じで誰かの問い合わせを対応しているうちに午前中が終わって、また他の問い合わせが来たり、飛び込み営業の電話が回ってきたり、あるいはコロナも落ち着いたのでリアル営業で飛び込んで来られたり。
そうそう、飛び込み営業の方と交換する名刺も、わたしが発注しています。
わたしの業務には、毎月・毎年決まったタスクが山ほどあります。
給与計算、社会保険の手続き、法改正への対応、契約書のチェック、備品や資金繰り作成、インフラの整備… そのひとつひとつに、締切と責任がありますね。
でも、それはほとんど「表に出ません」ので。
むしろ「何も起きない」のが、わたしの仕事がちゃんと機能している証拠だったりもします。
その「何も起きない」を守るために、会社ではさまざまな裏方の仕事をしています。
たとえば。
・インフラ設備の定期的なメンテナンス
・備品の在庫が切れないように管理
・日々の掃除とは別に業者を呼んで行うフロア全体の清掃（エアコンの掃除なども）
こういったことを、総務は積み重ねています。
いきなりエアコンが壊れるとどうしようもないので、日々のメンテで予防している感じ、ですね。
総務の元には日々問い合わせが届きます。
その対応をしている間にも、本来進めるべきタスクは山積みのままなわけで。
夕方になってやっと落ち着いたと思ってパソコンを見てみると、
「この資料、明日までに出せる？」
なんて依頼が社長から届いてたら、もう白目むきますよね笑
実際そんな感じで対応することに一日のほとんどを費やして、夕方に一日の締め作業（銀行の入金確認や帳簿への記帳など）をして、なんだかんだ残業して帰る、というパターンは結構多いです。
そんな中でうまくやるコツは、「一度で全部やろうとしない」という考え方です。
まとまった時間が取れない時は、少しでもいいから手を付ける。
それで仕事は進みます。
タスク管理ツールにやることをリストを作っておいて、空いたタイミングで片づける。
カレンダーと合わせて使えば、時間を最大限有効化できます。
まぁでも改めて書いてみると。
人の依頼の対応をしてばっかりだし、どんな仕事をしているのかは、確かによくわからないですねー。
他の社員が気持ちよく働くために、会社を回すのが総務の仕事なので、こんな感じでもOKだと思っています。
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