今日も朝から忙しいです。
週明けだからでしょうかね。
メールを開き、支払処理を進め、問い合わせに対応しているうちに、あっという間に昼になります。
気づけば時計は16時を指し、気付けば誰かの声が聞こえてくるんです。
「お先に失礼します」
1日早すぎですね。
先日、属人化について記事を書きました。
属人化はなぜ起きる？管理部門で業務がブラックボックス化する本当の原因
正直に言うと、わたしはかなり当てはまっています。
弊社の管理業務は、相当属人化が進んでいますね。
自分にしか分からない資料に、自分にしか出来ない仕事。
そんなのばかりです。
なので、わたしがその仕事をすると、早いはずなんです。
わたし仕様にカスタムしているようなものなので。
しかし、なぜ残業は減らないのでしょうか。
自分だけが分かる仕事に囲まれているのに、
なぜ忙しさは解消しないのか。
最近、あるアドバイスを受ける機会がありました。
今回は、それを整理してみます。
その忙しさは「量」の問題ですか？
経理の仕事は確かに多いです。
けれど、「量」が原因で忙しい会社は、実はそれほど多くありません。
問題は、「誰が抱え込んでいるか」です。
自分に最適化された業務は、速い。
しかし、それは組織として最適とは限りません。
忙しさの正体を見極めるために、
次のチェックをしてみてください。
経理の業務改善チェック10
① 月次決算の締め日は毎月ズレている
「今月は少し遅れそう」が常態化していませんか。
締め日が固定できないのは、業務が場当たり的になっているサインです。
② 業務フローを紙1枚で説明できない
自分の頭の中では整理されている。
けれど、人に説明しようとすると詰まる。
それはブラックボックス化の始まりです。
③ 「それは自分しか分からない」と思う業務がある
1つでもあれば要注意。
安心感ではなく、リスクです。
④ Excelが自分専用になっている
- 複雑な関数
- その資料を作るためだけのExcelがいくつもある
- 更新履歴が曖昧
便利なはずのExcelが、負債になることがあります。
⑤ 同じデータを二重入力している
会計ソフトとExcel。
販売管理と会計。
二重入力は、時間と集中力を奪います。転記するときにミスるんですよね。
⑥ 承認フローが曖昧
口頭承認、メール承認、暗黙の了解。
曖昧なルールは、確認作業を増やします。
作業が進んだ後で、「こちらが承認された資料です」と更新資料が届いたりすると、シビれますね。
⑦ 月次資料を毎回ゼロから作っている
フォーマットが固まっていないと、
毎月「作業」が発生します。
「在庫の集計は、今月はこの資料を使ってこういう計算をして・・」
「今回の出張精算は領収証がこうだから、こうやらないと・・」
こんな仕事のやり方をしていたら、疲れるし、ミスの元です。
前回と同じ処理・同じ資料を使って、決まった形で処理をしているか。
⑧ マニュアルが存在しない
完璧でなくていいので、あると良いです。
「ない」は、最も属人化が進む状態です。
⑨ 自動化やAIを試したことがない
小さな自動化でも構いません。
一度も試していないなら、改善の余地は大きいです。
⑩ 改善する時間を確保していない
最も重要です。
「忙しいから改善できない。」
その状態こそが問題です。
まとめ
いくつ当てはまりましたか？
3つ以下なら、軽度です。
4〜6なら、改善余地があります。
7つ以上なら、忙しさは構造的な問題です。
忙しさは、能力の問題ではありません。
まずは、今の状態を正しく見ることです。
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