今年の決算が終わりました。
わたしもなんだかんだ、経理歴も長くなってきまして。
決算をひとりで組むのも何度目か。
自計化も進み、毎年少しずつ決算までの仕事も整ってきた実感がありました。
それなのに、今年の決算はミスや処理漏れが続き、何度も税理士へ連絡することに・・。
「これは個人のミスなのか？ 組織の問題なのか？」
その境界線をあらためて考える機会になりました。
今年の決算で起きたこと
弊社の決算は、中小企業ではよくある「自計化＋税理士チェック」の形式です。
税理士とは月次データを毎月共有しているので、決算の大まかな流れは「全体のチェック」をした後で、「決算仕訳を入力」したデータを税理士に渡すことになります。
各銀行の残高証明書の取得やら商品の原価計算やら。
細かい処理はあるのですが、おおまかな流れはこんな感じです。
例年、この手順のおかげでスムーズに進んでいました。
ところが。
今年は違いました。
データ提出後にミスが次々と発覚
予定通りに資料を作り終わり「確認してください」とデータを渡し終わったあとで、
「すいません！修正します」
と何度連絡したことか・・・
あげく、税理士による税金計算が終わったあとにも数字漏れが判明したのです。
最終的には再計算という事態に発展するわけで。
胃が痛いですね。
きついですね。
決算は月次よりもボリュームがある作業ですし、とても重要なので修正対応自体は珍しくありません。
税理士のほうからも「決算なので」と月次の時よりも鋭い指摘が飛んできたりしますし。
しかし、今年は「仕上げたはずのものから、なぜこんなに漏れるのか？」という疑問がどうしても残りました。
個人のミスと言われれば、そうなのかもしれない
経理は私ひとり。
チェック体制は実質ゼロ。
数字を作るのも、確認するのも、提出するのも、全部ひとり。
この状況では、ミスが起きれば「個人のミス」と言われても仕方ありません。
実際、もっと細かく確認すれば防げたものもありましたし、経理職としての悔しさは当然あります。
ただ、今年の決算に限っては、それだけでは説明がつかない部分がありました。
組織のミス
今回のトラブルには、明らかに「個人以外の原因」が存在しました。
■ 各部署からの数字ミス
在庫数量のズレ、担当部署の請求書未渡し・・
数字を締めたあとで、連絡を貰うというケースも複数ありました。
■ 提出遅延によるスケジュール圧迫
「○日までに提出」と伝えていても、実際には大幅に遅れて届くこともあります。
その結果、決算作業に使える時間が激減するわけです。
ここが一番の問題ですね。
残業したとしても、確認に使える時間が減っているわけですから。
■ 作業ボリュームの増加への対応なし
事業拡大で取引量は増えているのに、経理人数はずっと同じです。
どこの会社の経理さんも大変でしょうが、インボイス制度導入も本当、現場泣かせですよね・・
■ ワンオペ体制によるチェック不在
ひとりで作業し、ひとりで確認し、ひとりで提出。
ダブルチェックの仕組みそのものが存在しません。
実質のチェックが、提出先の税理士なんです笑
これらは、どれも個人の努力ではちょっと、防ぎきれないかな、と感じました。
仕組みの限界が、今年はっきり出た
ここ数年、自分なりにフローを整え、
各部署への依頼方法や締め日の管理なども工夫してきました。
しかし今年は「改善の限界」が露呈しました。
弊社も属人化が進んでいるので、「その人しかわからない」案件がたくさんあります。
担当が忙しくて時間がとれないと、仕事が進まないのです。
結果、確認や資料の共有が遅れて、決算の開始や進捗に大きな影響がでました。
部署間の連携もイマイチで、スケジュールに対する認識差も多かったですね。
ここも反省です。
せめて経理ができる人がもう一人でもいてくれると、業務効率は跳ね上がるんですけどね。
人員増強という最善策は、今年も「却下」
毎年のように提案しているのが、経理の増員です。
最低でも2名体制をつくることが、決算精度を上げる一番の近道です。
決算以外にも、社内の問題解決に対して役に立てる部分は多いんですけど。
その頑張ったプレゼンの結果、今年も社長の返答は変わりませんでした。
「資金繰りが厳しいから、採用は難しい。」
経理だからこそ、その言葉が反論しづらいわけです。
まぁ、売上に直結しない部署ですからね。
売上を作れば人を雇う資金が生まれるわけで。
売上を作れる部署に、人を雇いたいわけです。
資金繰りの現状はわたしが一番わかっているのもあって、だからこそ、強く押すことができないです。
経理ゆえのジレンマというやつですね。
ちなみにこれも、属人化の一部なのだと感じます。
今回のミスは個人か？ 組織か？
結論を言えば、こうです。
半分はわたしのミス。
もう半分は、組織の問題。
個人が反省すべき部分はもちろんあります。
ただ、個人だけを責める構造では何も変わりません。
むしろ、今年の決算を通して見えたのは、
「個人の頑張りを前提とした仕組みは、いつか破綻する」
という当たり前の事実でした。
仕組みが弱いと、ミスが起こってからしか見直しができない。
現場が疲弊し、決算期だけ戦場のように燃え上がります。
これを続けていたら、どこかで必ず大きな事故が起きます。
次年度に向けた、現場としての決意
今回の決算は、ただのミスではありませんでした。
個人の反省で終わらせてはいけない種類のほころびが、はっきり見えた一年でした。
ミスの原因が人ではなく構造にある場合、
どれだけ個人が頑張っても、同じ問題はまた起きます。
だからこそ今、仕組みを整えないといけません。
問題がわかれば、対策はとれるわけですからね。
来年は、もう少し強い決算にしたいものです。
今年の決算はちょっと悔しさが残ってしまいましたから。
そのために、また今日から積み上げていきます。
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