コロナ禍をきっかけに、弊社も在宅ワークを取り入れました。
今も弊社は在宅ワークOKなので、定期的に家で仕事をしています。
今日は、在宅ワークの日に、わたしがどんな流れで仕事をしているのかをまとめてみます。
完全在宅は難しいけれど、週に数回の在宅勤務なら、経理でもそれほど難しくなく取り組めますよ。
弊社は9時始業なので、それまでにはパソコンを立ち上げておきます。
仕事中は珈琲を飲みたいのでその準備もするし、webミーティングがないときでも、いちおう着替えておきます。
あ、パソコンは基本的に、会社で支給されたパソコンを使っています。
経理の在宅勤務で、会計ソフトはどうしているのか
経理の仕事において、会計ソフトは欠かせないツールです。
仕訳の入力だけでなく、残高の確認や帳簿の管理など、日々の業務の中心になります。
在宅勤務であっても、会計ソフトを使わないわけにはいきません。
ただし、ここには少し事情があります。
自分のパソコンでも対応できる仕事はありますが、会計ソフトに関しては、基本的に会社のパソコンを使っています。
というのも、多くの会計ソフトは、契約上、利用できるアカウント数に制限があり、「2アカウントまで」などの条件になっていることが多いんですよ。
そのため、誰でも自由に自宅のパソコンからログインできる、という形にはなりません。
セキュリティやコストの面を考えると、ここは現実的な制約だと感じています。
無料で使える会計ソフトもありますが、入力件数に制限があったり、使える機能が限られていたりします。
日常的な経理業務を行うとなると、少し、不便に感じる場面も出てきます。
こうした理由から、在宅勤務の日でも、会計ソフトについては会社のパソコンを使う、という運用にしています。
在宅だからといって、すべての作業を自宅の環境で完結させようとするのではなく、
「どの業務を在宅で行い、どこから先は出社時に対応するのか」をあらかじめ切り分けておくと、スムーズに働けますよ。
経理の在宅勤務は、会計ソフトをどう使うかという点が重要です。
この運用が曖昧なままだと、在宅勤務はかなり難しくなります。
会計ソフトは、日々の帳簿そのものです。
帳簿を確認できない状態では、対応できる経理業務がどうしても限定されてしまいます。
電話対応はどうするの？
経理にも、当然ながら電話はかかってきます。
取引先からの確認連絡や、納期に関する問い合わせなどですね。
そのほか、営業の電話がかかってくることも多いです。
「〇〇が新しくなったので、御社にご提案に伺いたいのですが」
といった、感じです。
「担当が変わりましたので、ご挨拶を」
などもあるあるですね。
では、家にいて、どうやって会社の電話を受けているのか。
弊社では、クラウド型の電話サービスを契約しています。
月額はおよそ2万円ほどで、スマホやパソコンを電話機として使えるサービスですね。
この仕組みのおかげで、自分のスマホで会社の外線を受けることができます。
つまり、自宅でも会社でも、極端な話、買い物中でも、スマホを持ち歩いていれば外線を受けることも、内線をかけることもできてしまいます。
とても便利なのですが・・ひとつ注意点もあります。
休みの日にも外線が鳴ってしまうので、きちんとオフの設定をしておかないと、気が休まりません笑
それでも、お客様からの電話を自宅で受けられるという点で、このクラウド電話サービスは、めちゃくちゃ有能です。
正直なところ、この仕組みがなければ、在宅ワークはかなり難しかったと思います。
他の社員との連絡はどうしているのか。
家でも内線は使えるわけで、電話でやり取りすることもできます。
が、弊社では主にSlackを利用してやりとりしています。
一言でいうと、社内用のチャットツールですね。
個人にダイレクトメッセージを送ることもできますし、「チャンネル」と呼ばれるグループを作って、参加している全員に向けて情報を共有することもできます。
ひとりひとりに連絡するよりも、一度に伝えたほうが早いですし、伝達漏れも起きにくいです。
画像や動画の共有、文書の草案確認や意見交換まで、社内のやり取りはほぼこのSlack上で完結しています。
同じようなことはZoomやGoogleのアプリでもできますし、正直なところ、どのツールでもきちんと使えば不便は感じません。情報が一か所にまとまる、という点が大事なんだと思います。
ちなみに今日は、取引先から届いた依頼を、あるチャンネルで共有しました。
「この納期だと間に合いますか？」「確認します」といった文字のやり取りがリアルタイムで更新され、状況の把握もスムーズでした。
もちろんデメリットもあります。
内容によっては、チャットでやり取りするより、ぶっちゃけ電話で確認したほうが早いこともありますね。
そのあたりは、状況に応じて使い分けています。
会社と家とで、働き方は変わるのか。
結論から言うと、ほとんど変わりません。
9時前になると、まずはその日の業務予定を全員に共有します。
「在宅勤務」では、家で何をしているのかが全く見えません。
だからこそ、あらかじめ「今日は何をするのか」をきちんと伝えておくことが大切で、弊社はルールにしています。
ここでも使っているのは「Slack」です。
みんなが見るグループに、その日の「仕事リスト」をチャットする、というシンプルなやり方ですね。
有休や出張の連絡もSlack。
何かあればSlack。
たぶん、スマホで一番使っているアプリです・・・笑
そこからは、共有した予定をベースに仕事を進めます。
資料を作ったり、振込予定をまとめたり。
在宅勤務のメリットをひとつ挙げるとしたら、この資料作成かもしれません。
会社に個室があれば話は別ですが、集中できる環境で作業できるのはありがたいですね。
他に、電話対応やメールの返信、他の社員から届く依頼への対応もあります。
このあたりは正直言って、会社にいるときとほとんど変わらないです。
もし、会社にしか置いていない資料が必要な仕事が出てきた場合は、
次回の出社時に対応することを、相手に伝えるようにしています。
午後の仕事と、一日の終わり
昼頃に休憩を挟み、午後も同じようなペースで仕事を進めていきます。
弊社は18時で業務終了なのですが、きっちりその時間で終わった記憶はあまりありません笑
とはいえ、19時ごろには一度仕事を区切り、Slackでその日の業務内容を共有します。
「今日はこんなことをやりましたよ」って感じです。
これが、在宅勤務の日のざっくりとした一日の流れです。
取引先とのミーティングはオンラインで行えますし、他の社員と話したいときは、電話や各種ツールでコミュニケーションが取れます。
請求書もメールで届くことが増え、FAXを使う場合でも、内容はデータで確認できます。
入金確認もオンラインバンキングで完結するため、会社にいなくても出来ることはかなりあります。
ペーパーレス化の波が大きかったですね。
「押印不要」も増えましたし。経理の在宅ワークは、やりやすくなりました。
ただ、すべてがデジタルで完結するわけではありません。
紙の領収証は今も現役で残っていますし、こればかりは自宅に持ち帰って処理するわけにもいかず、出社時に対応する必要があります。
代引きの荷物なんかも在宅では対応できませんね。
こういう現金が絡む業務については、在宅では対応できないです。
経理の在宅勤務は、「すべてを在宅で完結させる」ことを目指すよりも、
在宅でできる仕事と、出社が必要な仕事を切り分けて考える方が、現実的です。
その前提があれば、経理でも在宅勤務は十分に成り立ちますし、無理なく働けますよ。
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