「部署にたったひとりの経理って、実際どんなふうに働いてるの？」
そんな質問をよく受けます。ふつうは部署に何人か経理がいて、それぞれが仕事をして、管理職がそれをまとめて・・という組織で動くことが多いと思います。
でも、中小企業や家族経営の会社では、経理がひとりですべてやっている、しかも総務や労務まで兼任していることは珍しくないんですよ。
そんな「ひとり経理」のリアルな日常をご紹介します。経理や事務の仕事に興味がある方や、同じく一人で頑張っている方の参考になれば嬉しいです。
「15日」の仕事
今日は15日。
経理担当にとってはちょっとした山場の日です。うちの会社では、毎月15日に支払う取引先が数社あるので、出勤中から銀行のことが頭をちらつきます。振込は基本的に前日までに予約手配しているので、当日は確認作業ですが・・ミスしてないかは怖いところですね笑
支払も残高の確認も、基本的にはインターネットバンキングです。
銀行に行く機会は減りましたね。ネット社会。wifi命。
弊社では支払業務や入金管理をスムーズに行うため、複数の銀行口座を用途別に開設しています。取引先への支払専用口座とお客様からの入金専用口座を分けることで、資金の流れを把握しやすくしています。請求書、帳簿、ネットバンキング上の残高。
これらを照合し、ひとまずここで、ほっと一息つきます。
珈琲を淹れるタイミングですね。
ドリップしながら「今月、思ったより現金出ていくな…」なんてため息つく瞬間です・・
もしここでミスが起きていたら。
通帳と帳簿にズレがあれば、その原因をおいかける作業が発生します。引き落とされた金額と帳簿の数字をもう一度照合し、いつまで数字は合っていて、どこで狂ってしまったのか。それを探る地道な作業のはじまりです。こうならないよう、日々の正確な処理が本当に大切だと実感しますね。
資金繰り業務
支払確認が終わったら、資金繰り表を開きます。
Excelで作っている簡単なものなので、数字を更新するだけで、月末までの予測が立ちます。
現金が足りるかどうか、再チェックする感じですね。
もしこの段階で「ちょっと厳しいかも」と思ったら、他部署に相談して仕入れのタイミングを後ろにずらしてもらったり、予定外の支出を精査したり。現場と直接相談することもありますね。
ひとり経理だからこそ、自分で情報を整理し、自分で決断しないといけません。
やらないと、誰もやってくれないし、結局あとで自分が苦しむパターンなんですよね笑
こうしたスピード感と柔軟な対応力は、ひとりで経理をやっていると自然に養われるスキルと言えるかもしれません。
報告業務
一通りの支払いや資金繰りの確認が終わると、次は経営者への報告です。うちの会社は小さな組織なので、社長への報告もかしこまったものではなく、わりと気軽に話をします。でも、だからこそポイントを押さえた説明が大切だと感じています。
「今月の支払いは無事に終わりました。残高も予定通り動いています。今のところ資金繰りに大きな問題はありません。」
そんなふうに、今の状況を簡潔に伝えます。場合によっては、翌月の大きな支出予定や、仕入れのタイミングについて社長とも相談することがあります。経理の仕事は、日々の小さな報告の積み重ねが経営の判断材料になっていくのだなと感じる瞬間ですね。
報告後は翌日以降のスケジュールを確認して、次の支払予定、月末締めに向けた準備を整理しておきます。この準備を前倒しで進める、というのは仕事を早く終わらせるポイントです。
こんな感じで仕事を進めていくのが基本になります。
経費の精算や取引先との打ち合わせ、プレゼン資料の作成などその時々によって色々と仕事はあります。派手さはありませんが、仕事の種類は結構多いですね。
それはまた次のタイミングにでも書いてみようと思います。
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