わたしの部署は、わたしひとりです。
そこで管理職をしています。
俗にいう「プレイングマネージャー」というやつですね。
自分で企画して、
自分で仕事を作って、
作業も自分でやる。
請求書、支払い、月次資料、問い合わせ。
社内のちょっとした確認や調整。
毎月、毎日、仕事は増えていきます。
正直、終わるわけがない量です。
増員のリクエストも、出してるんですけどね。
だいたいサラッと受け流されます。
困ったことがあっても、
自己解決するか、AIに愚痴るくらいしかありません笑
中小企業の管理部門にいる人なら、
この感覚はよくわかるのではないでしょうか。
では、そんな環境で仕事を回している人は、
特別に能力が高いのでしょうか。
実は、そうでもありません。
もちろん優秀な方は多いです。
ただ、少なくともわたしは優秀なわけではないし、
これまでに特別な資格やスキルを得てきたわけでもありません。
それでも仕事が回っているのには、理由があります。
仕事を増やさずに、仕組みを増やしているんです。
仕事を「作業」「判断」「仕組み」に分ける
仕事が増え続ける人の多くは、
すべての仕事を「作業」のまま処理しています。
しかし、仕事は次の3つに分解できます。
- 作業
- 判断
- 仕組み
作業のままだと、仕事は永遠に増えていくんですよね。
例えば、
- 毎月同じ資料を作る
- 同じ説明を何度もする
- 同じ問い合わせに答える
これを毎回ゼロからやっていると、
当然ながら時間はいくらあっても足りません。
そこで重要なのが
作業を仕組みに変えることです。
- テンプレートを作る
- ルールを決める
- 判断基準を書き残す
こうしておけば、
次からは「考えなくても回る」ようになります。
機械的に処理をする、という感じですね。
一度考えたことを、二度考えない
仕事が忙しくなる理由の一つは、
同じことを何度も考えていることです。
「あの件どうだったかな」
「前回はどう処理したんだっけ」
これが積み重なると、
かなりの時間を失います。
そして、疲れます。
疲れがたまると、パフォーマンスも下がり、集中力も、仕事のスピードも下がってしまいますね。
悪循環です。
だから、できるだけ
一度考えたことは記録しておくのがおすすめです。
方法は何でも構いません。
- チャットの履歴
- スケジュール帳のメモ
- 関係書類への書き込み
大事なのは
見れば分かる状態にしておくことです。
人間の記憶は思っているより曖昧です。
覚えておくより、残しておいたほうが確実です。
わたしはスケジュール帳のメモ欄にまとめて書いておくことが多いです。
「移動中に確認するかもしれない」ということはスマホで確認できるようにスマホのメモ機能を使いますね。
即レスが最高効率とは限らない
仕事ができる人は、
すぐに返事をしているイメージがあります。
確かにそれも一つのやり方ですが、
必ずしも効率が良いとは限りません。
すぐに返信するよりも、少し情報をまとめてから返したほうが、
結果としてやり取りが一度で終わることも多いんです。
例えば、
このあたりも、
ルール化してしまうと楽になります。
例えば、
「この資料を作ってもらえますか？」
と依頼がきたので、ササっと作成したとします。
「こんな感じでどうでしょうか？」
と送った後で、
「すいません、資料にこれを追加でお願いします。あ、フォーマットはこの形だそうです。」
なんて感じで返事が届き、結局相手の変更に付き合って、ずっと資料作りをしてしまう、なんてことはよくあります。
これは、急いで作業を始めた結果、
条件が揃わないまま仕事を始めてしまった状態です。
だから、こういう仕事は
いきなり手をつけないほうがいいことも多いのです。
まずは
・何の資料なのか
・提出先はどこなのか
・フォーマットは決まっているのか
・締切はいつなのか
こういった条件をある程度まとめてから
作業に入るようにします。
さらに言えば、
返信のタイミングを決めてしまうのもおすすめです。
例えば、
「確認系の返信は1時間に1回まとめて行う」
などとルールを決めておくと、
目の前の作業を中断せずに済みます。
すぐに返事をするよりも、
少し情報をまとめてから返信したほうが、
結果としてやり取りが一度で終わることも多いですね。
AIよりテンプレートが速いこともある
最近はAIを使えば
メールや文章は簡単に作れます。
実際、とても便利です。
ただ、毎回AIに書かせると、
- 微調整
- 修正
- 言い回しの調整
など、意外と神経を使うことがあります。
読み返さずに送ってしまうと、
「何年も付き合いのある取引先の担当者さんなのに、すごく距離のある敬語文で送ってしまったな。」
なんてやりがちです。
よく使う
- メール文
- 依頼文
- 報告書
などは、テンプレート化してしまう方が早い場合も多いです。
一方で、
- 要約
- 文章の整理
- アイデア出し
こういった部分では、
AIは非常に強力なツールになります。
使い分けるだけで、
かなりの時間短縮になります。
情報の置き場所を決める
仕事の効率を大きく左右するのが、
情報の置き場所です。
メモや資料が散らばっていると、
探すだけで時間が消えていきます。
例えば
- Slackにメモする
- Excelにまとめる
- 1つのドキュメントに集約する
など、
置き場所のルールを決めておくと楽です。
パスワードも同じです。
急いでいる時に限って、
「パスワードが分からない」
なんてありますね。Googleに保存されてて、なんで間違ってるのか。
あとはしばらくログインしてなくて、更新期限がきているんです。
更新しないと先に進めないんです。
急いでるんですけど・・
あれは本当に
人をイライラさせますよね。
でも更新後のパスワードはしっかり保存しておきましょう。
仕事は小さくする
仕事のボリュームが大きいと、
つい後回しにしてしまいます。
だから、仕事は
できるだけ小さく分解するのがおすすめです。
例えば月次資料でも、
- 在庫の確認
- 経費の整理
- 数字のチェック
などに分ければ、
15分や30分でも進めることができます。
「1日で全部やろう」とすると重い仕事も、
少しずつ進めれば意外と終わります。
完璧を目指さない
忙しい人ほど、
- 完璧にやる
- その場で考える
- すべて自分でやる
そんな状態になりがちです。
しかし、このやり方では
時間がいくらあっても足りません。
必要なのは
仕事を回すことです。
一人で仕事を回している人は、
忙しい人ではありません。
仕事を仕組みに変える人です。
仕事を増やすのではなく、
仕組みを増やす。
これができると、
仕事は少しずつ回り始めます。
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