休みの前には、スケジュール帳とメールをひと通り確認します。
やり残している仕事はないか。
振込や書類の提出期限が迫っていないか。
自分の確認待ちで、止まっている仕事はないか。
財務、総務、労務、ITなどを兼任していると、確認するものも複数あります。
予定表だけでは拾えない用件が、メールの中に残っていることもあります。
休日になってから仕事を思い出し、そこから対応を始めたくはありませんからね。
今回は、わたしが休む前に確認していることと、日頃から意識していることをまとめています。
スケジュール帳は、来週の予定まで確認する
最初に確認するのは、スケジュール帳です。
今日のタスク、明日のタスク、明後日のタスク。さらに、今週と来週のタスクまで見返します。
確認するのは、決まっている予定と、これから決まりそうな予定です。日付が確定していなくても、近日中に動く案件は確認の対象にしています。
特に、次の項目を見直します。
- やり残している仕事はないか
- 近日中に振り込むものはないか
- 提出しなくてはいけない書類はないか
- 確認や承認が必要な書類はないか
休む当日に期限がなくても、休み明けから着手したのでは間に合わない仕事があります。当たり前ですけど、わたしが有休をとっている時や土日のお休みの時も、動いている仕事と言うのはあるからです。
期限とあわせて、そこまでに必要な作業も確認します。
自分の確認が必要な仕事は、進捗まで見る
なかでも確認必須なのが、自分が見なくては進まない仕事です。
書類の内容を確認する。判断を伝える。担当者に返事をする。
自分にとっては短時間で済む作業でも、その返事を待っている人は、次の工程に進めません。
いま、その仕事はどんな状態なのか。すでに確認を求められているのか。それとも、これから確認が来る予定なのか。
自分の作業予定に加えて、自分の判断を必要とする仕事の進捗も確かめます。
メールは、数日前までさかのぼる
次に、メールを確認します。
今日届いた分はもちろん、昨日の分や、数日前の分までさかのぼります。返信していないものや、こちらから状況を確認する必要がある案件を探すためです。
メールアドレスをひとつ使っている方もいれば、用途に合わせて複数管理している方もいるでしょう。
お客様の窓口用、業者対応用、求人対応用。それぞれの受信箱に、必要な連絡と営業メールが届きます。
さらに、同僚がCCをつけて送っているメールにも、確認を要する内容があります。
「いつの間にか未読メールがたまっている。」
複数の窓口を担当していると、よくあることです。
「読んだ」と「対応した」を分けて確認する
休み前には、未読メールだけでなく、既読メールも見返します。
一度読んでいても、返信や依頼が済んでいるとは限りません。「あとで対応しよう」と思った用件が、そのまま残っていることがあります。
確認するのは、次の項目です。
- 返信が抜けていないか
- 発注や社内への依頼を忘れていないか
- 問い合わせがほかのメールに埋もれていないか
- こちらから状況を確認すべき案件はないか
- CCで届いたメールに、自分の確認が必要なものはないか
スケジュール帳にある仕事と、メールに残っている用件。その両方を確認すると、少し落ち着きますね。
ここまで見返す理由は、休日にやり残した仕事をしたくないからです。
休みは休みたいんです笑
わたしにとっては、それがいちばんの動機です。
未対応の案件は、その先の仕事まで見て判断する
確認中に未対応の案件が見つかったら、残業して終わらせるか、休み明けの出勤後に対応するかを判断しなくてはなりません。
判断の基準は、期限と、その先につながる仕事です。
たとえば、わたしが書類を確認したあとに、担当者の修正や取引先への提出が続く場合があります。自分の確認に必要な時間だけを見ていると、その後の作業時間が足りなくなります。
休み明けに対応しても、その先の工程まで間に合うのか。自分が返事をしないことで、誰かの作業が止まらないか。
そこまで見て、休み前に終わらせる必要があるかを決めます。
確認は早いほど、対応を的確に判断できます。期限までの時間があれば、相手の状況も確かめられます。
休む直前に慌てないためにも、予定と案件の状態を早めに把握することが大切です。
必要な資料は、日頃から共有できる形にしておく
休日前の確認とは別に、日頃から進めているのが、資料の共有化です。
必要な資料の一部は、Googleスプレッドシートなどに変換しています。出先でも、インターネットが使えればスマホで確認できるためです。
わたしは、確認や共同作業に使う資料にはGoogle Workspaceを使っています。一方、細かな書式や装飾まで作り込む資料には、ExcelやWordを使います。
用途に合わせて使い分け、必要な資料を必要なときに開ける状態にしておきます。
スマホでの対応にも、日頃の準備が必要になる
スマホひとつで仕事をする。それも、作業によっては可能です。
ただし、社内チャットにアクセスできることや、必要な資料がクラウドストレージに整理されていることが前提になります。
ファイルが保存されていても、どこにあるかわからなければ、すぐには確認できません。
出先で資料を確認できるかどうかは、普段の仕事の進め方で変わります。休む直前に準備を始めず、日頃から資料の置き場所とアクセス方法を整えています。
安心して休むために、仕事の状態を確かめる
休む前に、すべての仕事を終わらせることはできません。だからこそ、残っている仕事の状態を把握しておきます。
予定表で期限を確認する。メールで返信や依頼の抜けを探す。未対応の案件は、その先の工程まで見て判断する。
そして、必要な資料を確認できる環境は、日頃から整理を心がける。
休み前に済ませる仕事と、休み明けに対応する仕事が整理できれば、気持ちも区切りやすいです。
せっかくの休日です。
仕事のやり残しを気にせず過ごすために、わたしは休む前の確認を大切にしています。
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