「在宅ワーク」や「ハイブリッドワーク」が当たり前になり、オンライン会議も全く珍しいものではなくなりましたね。
コロナ禍が落ち着いてしばらく経ちますが、オンラインでのやりとりは、なくなるどころか定着し、発展している感じがあります。
資料共有、画面共有、AI議事録。
技術面はかなり進化していますね。
わたしもオンラインを活用して仕事をしますが、今でも難しいと感じる場面があります。
それは、
「1人だけオンライン参加」
です。
会議には参加している。
しかし、「場」には入りきれていない感じなんですよ。
オンライン参加者は「接続されている人」になりやすい
よくあるパターンなんですが、リアル会議の中で数名、あるいは一人だけがオンラインで参加するパターンです。
この場合、オンライン側がどうしても存在感が薄くなります。
もちろん、要所では
「◯◯さん、どう思いますか？」
「何か意見ありますか？」
と声をかけてもらえます。
ただ、それ以外の時間は、会議に参加しているというより、
「接続されている人」
になりやすい感覚があるんですよね。
会議室側では、自然に相づちや雑談を交えながら会話が進みます。
しかしオンライン側は、微妙な遅延や音声の聞き取りづらさもあり、「今、話していいタイミングなのか」という温度感をつかむ作業を繰り返している感じです。
特に議論が白熱してくると、かなり難しいですね。
「今なら入れそう」
と思って話し始めた頃には、すでに別の人が話し始めていたり、会話が次の話題へ進みかけていたりします。
わたしも先日、話し始めた瞬間に別の発言と重なってしまいまして。
それも、何度も笑
話の腰を折ってしまう感じになってしまって、微妙な空気になってしまいました。
タイミングを逃したコメント、って場に刺さらないんですよね。
結果、「今は黙っておこう」となり、さらに発言しづらくなる。
悪気があるわけではありません。
単純に、オンライン側は空気感を含めて、全部を聞き取れていないのです。
技術的な問題は、かなり改善されてきた
数年前までは、
- 音が聞こえない
- 資料が見えない
- ホワイトボードが見えない
といった問題が多くありました。
しかし最近はかなり改善されています。
資料はクラウド共有が前提になり、パソコンやタブレットを持ち込めば、同じ画面を見ながら進められます。
ホワイトボードも、
- デジタルホワイトボード
- カメラ共有
- 画面共有アプリ
などで確認しやすくなりました。
AIによるリアルタイム字幕や議事録機能も増えています。
ただ、それでもやはり、まだ細かい難しさはあります。
たとえば、ホワイトボードの文字。
共有してもらえるのはありがたいのですが、照明やカメラの関係で白く飛んでしまい、思ったより見えないことがあります。
とはいえ、
「もう少しカメラを近づけてもらえますか？」
「そこを読み上げてもらえますか？」
と何度もお願いするのも、少し気を遣います。
読み上げてもらうと、今度は会議の流れを止めてしまう。
そして、読み上げてもらった内容で、何もコメントが浮かばない時もあります笑
せっかく読み上げてもらったのだから、なにかしっかりしたことを言いたいのですが。
オンライン参加だと、こういう遠慮してしまう場面はちょいちょいありますね。
こういう時、思うんです。
最初からオンラインの共有メモに書いてくれれば、この問題は起きないのではないか、と。
ただ、実際にはそう単純でもありません。
ホワイトボードには、ホワイトボードの良さがあります。
思いついたことをそのまま書ける。
矢印をびよーんと伸ばせる。
何度もぐるぐる丸で囲める。
自由です。
特に、ラフな会議ほどホワイトボードが活躍します。
だからこそ、便利になった一方で、オンライン側との相性の難しさも残っているように感じます。
また、オンライン参加だと、発言者以外の空気感を読み取りにくい問題もあります。
弊社は定点カメラで会議室全体を映しているのですが、基本的には「今話している人」を見ることになります。
しかし実際の会議では、「話していない人の反応」もかなり重要です。
- この話に納得しているか
- 微妙そうな顔をしていないか
- 温度感はどうか
- どこまで理解しているか
会議の内容によって、参加しているメンバーのうち、誰の反応を見るべきかは変わります。
「この内容なら、この社員の表情を見たい。」という感じですね。
ただ、オンライン参加だと、その社員に合わせてカメラを動かしてもらうわけにもいきません。
結果として、「会議の空気」を読み切れないまま参加している感覚があります。
つまり、今のハイブリッド会議は、
「情報共有」
はかなり進化した一方で、
「空気共有」
はまだ難しいのだと思います。
本当に大きいのは「会議後の雑談」に参加できないこと
個人的に、一番大きいのはここだと思っています。
オンライン側だけ、
「お疲れさまでした」
と同時に会議から消える。
しかし実際には、会議終了後に雑談の形で、
- 本音
- 温度感
- 微妙な懸念
- 優先順位
- 「実はさ…」
みたいな話が始まることは多いです。
そして、意外とそこで話や進め方がまとまる。
もちろん悪意ではありません。
ただ、オンライン側は、その空気に入りにくい。
会議には参加していた。
でも、場にはいなかった。
そんな感覚になることがあります。
結局、一番重要なのは「司会」なのかもしれない
最近は、
- AIマイク
- AIカメラ
- 自動議事録
- リアルタイム字幕
など、便利なツールがどんどん増えています。
実際、「聞こえない」「見えない」はかなり減りました。
ただ、最終的に重要なのは、
「オンライン側をちゃんと会議に参加させる」
ことだと思います。
そして、その役割を一番担っているのは、やはり司会です。
わたしも時々司会進行を行いますが、これ、結構大変なんですよね。
- オンライン側へ話を振る
- 発言タイミングを作る
- 同時発言を整理する
- 決定事項を言語化する
こういった進行があるだけで、オンライン参加者の入りやすさはかなり変わります。
逆に言えば、ハイブリッド会議は、
「会議を回す力」
が見えやすい環境なのかもしれません。
まとめ
オンライン会議そのものは、もう当たり前になりました。
しかし、
「同じ資料を見ている」
ことと、
「同じ空気を共有している」
ことは別問題です。
技術はかなり進化しました。
それでも、人の温度感や空気感までは、まだ完全には埋められていません。
だからこそ、これからの会議では、
オンライン参加者を、ちゃんと参加させられているか
が、ますます重要になっていきますね。
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